Privacy en jouw documenten

Bijgewerkt op 27 september 2026

Offerte Helder gebruikt gegevens uit je offerte of factuur om bedragen te controleren en prijzen te vergelijken. Hieronder lees je wat de website verwerkt en bewaart.

Bedrijfsgegevens en prijzen, geen apart klantprofiel

Uit offertes en facturen bewaren we de leverancier en het herkende KvK-nummer, werk- of productomschrijvingen, aantallen, eenheden en prijzen. Voor de vergelijking bewaren we ook de provincie, documentdatum, documentsoort en controlestatus. Bij nieuwe uploads bewaren we daarnaast de oorspronkelijke btw-basis, het gebruikte btw-tarief indien bekend, het btw-bedrag en het totaal. Aparte klantvelden, zoals je naam, volledige adres en contactgegevens, worden niet in de prijsdatabase opgenomen. Het oorspronkelijke bestand wordt daar evenmin opgeslagen.

Een bedrijfsnaam kan een persoonsnaam bevatten. Ook in een vrije werkbeschrijving kan bijvoorbeeld een klantnaam of adres staan; zulke tekst kan met de omschrijving worden overgenomen. Daarom geven we hieronder advies voor extra privacy.

Advies voor extra privacy

Voor extra privacy kun je in een kopie gegevens onleesbaar maken die niet nodig zijn voor de controle, zoals klantnamen, volledige privéadressen, telefoonnummers, e-mailadressen, rekeningnummers, handtekeningen en klantnummers. Dit is een advies, geen verplichte voorbereidende stap. BSN, identiteitsbewijzen en medische gegevens zijn niet nodig voor de controle; deel deze niet. De bedrijfsnaam en het KvK-nummer van de leverancier, werkzaamheden, aantallen, eenheden en bedragen zijn wel bruikbaar voor de vergelijking. Voor regionale vergelijking volstaat de provincie.

Als je gegevens wilt afschermen, maak ze dan daadwerkelijk onleesbaar in het bestand: alleen een zwart vlak over tekst plaatsen verwijdert de onderliggende tekst niet altijd. Je kunt ook de tekst controleren die de website overneemt. Een patroonfilter schermt herkenbare e-mailadressen, telefoonnummers, rekeningnummers, postcodes en bepaalde adres- en persoonsvermeldingen in opgeslagen regelomschrijvingen af. Dit filter herkent niet alles, kan soms te veel afschermen en is geen garantie op anonimisering. De bedrijfsnaam en het KvK-nummer van de leverancier blijven bewaard.

Wat blijft op je apparaat?

De PDF, tekst of foto wordt in je browser gelezen. Ook tekstherkenning van gescande PDF-pagina’s gebeurt lokaal in je browser. De website bewaart het oorspronkelijke bestand niet in de centrale prijsbibliotheek. Voor eerdere vergelijkingen bewaart je browser wel de bedrijfsnaam van de leverancier, regelomschrijvingen, aantallen, eenheidsprijzen, eenheden, dienstcategorie, provincie, documentdatum, documentsoort, controlestatus en een technische documentcode. Dit gebeurt ook als de herkenning nog onvolledig is.

De bedrijfsnaam uit het veld Leverancier wordt bij de offerte of factuur opgeslagen, zowel in het prijsgeheugen van je browser als in de centrale prijsbibliotheek. Voor leveranciers gebruiken we een vast bedrijfs-ID. Een eenduidig herkend KvK-nummer van de leverancier wordt automatisch uit het document overgenomen en bij het bedrijfsprofiel opgeslagen. Beheerders kunnen dit aanvullen of corrigeren en zakelijke contactgegevens, werkgebied, specialisaties en andere schrijfwijzen toevoegen. Deze gegevens worden niet automatisch extern geverifieerd. We bewaren de koppeling tussen leverancier, werkzaamheden, prijzen, regio en documentdatum om later suggesties te kunnen doen voor bedrijven waar je een offerte kunt opvragen. Eerdere prijzen zijn geen garantie voor een nieuwe offerte of de laagste prijs. De aparte velden voor klant, volledig adres en contactgegevens worden niet in dit prijsgeheugen opgenomen. Een bedrijfsnaam kan ook een persoonsnaam bevatten, bijvoorbeeld bij een eenmanszaak. Gegevens die in een regelomschrijving staan kunnen daar wel in terechtkomen. Gebruik de website daarom voorzichtig op een gedeeld apparaat.

Welke gegevens worden centraal bewaard?

Herkenbare prijsregels worden automatisch naar de privébibliotheek van Offerte Helder verstuurd. Dit gebeurt ook bij ontbrekende gegevens of een rekenverschil; die onzekerheden blijven bewaard. Deze staat in een centrale database op de server van Offerte Helder. Het gaat om dezelfde prijsgegevens en context als hierboven, niet om het oorspronkelijke document. Dit maakt hergebruik voor prijsvergelijkingen mogelijk. Persoonsgegevens in omschrijvingen kunnen hierbij worden meegestuurd; de gegevens zijn dus niet gegarandeerd anoniem.

Alleen ingelogde gebruikers met de juiste beheerrol kunnen deze bibliotheek lezen, beoordelen of verwijderen. Leesbare uploads worden automatisch opgenomen, zonder handmatige goedkeuring. Ontbrekende gegevens en rekenafwijkingen blijven als onzekerheden bewaard. Deze controle bewijst niet dat een document authentiek of een prijs marktconform is. Voor prijsstatistieken zijn passende eenheden en voldoende vergelijkbare documenten nodig. Anonieme uploads tellen pas mee in prijsvergelijkingen en automatische training als ten minste drie onafhankelijke, vertrouwde leveranciersbronnen uit hetzelfde jaar en dezelfde regio passende prijzen ondersteunen. Andere anonieme uploads gelden niet als zulke bronnen. Voor automatische rekenvoorbeelden moeten bovendien de bedragen sluitend zijn; een ontbrekende eenheid wordt expliciet als onbekend vermeld. Bestaande en nieuwe uploads kunnen worden gebruikt om de AI van Offerte Helder te trainen en te verbeteren. De server maakt automatisch leervoorbeelden voor rekencontroles met uitsluitend aantallen, prijzen en eenheden (of de vermelding dat de eenheid onbekend is); antwoorden worden uitgerekend en opnieuw gevalideerd. Vrije documenttekst wordt niet in deze automatische rekenvoorbeelden opgenomen. Voor andere inhoudelijke leervoorbeelden kan een beheerder opgeschoonde voorbeelden met gecontroleerde antwoorden vrijgeven. Daarbij worden toestemming of gebruiksrechten voor training en verwijdering van persoonsgegevens bevestigd. De datum waarop een document is opgeslagen sluit het niet uit van de trainingsset. De onderzoeksagent kan prijsregels die de kwaliteitscontrole doorstaan uit het jaar van het document opzoeken (of het huidige jaar als de documentdatum ontbreekt). Andere bezoekers krijgen alleen een samenvatting van minstens drie passende documenten, zonder documentcodes of afzonderlijke omschrijvingen. De huidige upload wordt uitgesloten als de documentcode bekend is.

Automatisch herstellen van tabelherkenning

Bij een niet-herkend document proberen we automatisch extra herkenning. Zo nodig wordt een PDF opnieuw als afbeelding gelezen in je browser. Pas bij een betrouwbare uitlezing gaat de controle automatisch verder. Als een tabel niet wordt herkend, kan een herkenningsagent op de server van Offerte Helder de kolomindeling controleren. Hiervoor verstuurt de browser alleen korte, algemene kolomkoppen, zoals omschrijving, aantal en tarief. Het oorspronkelijke bestand, klantgegevens en vrije documenttekst worden niet aan deze agent verstuurd. De bedragen worden opnieuw uit de oorspronkelijke tabel gelezen; de agent maakt geen bedragen of aantallen aan.

Een herstelde indeling wordt pas onthouden nadat de regeltotalen, het subtotaal, de btw en het eindtotaal op elkaar aansluiten. Voor deze controle worden uitsluitend de benodigde getallen tijdelijk naar de server verstuurd. Het herkenningsgeheugen bewaart alleen een technische afdruk van de kolomkoppen, de kolomrollen en de btw-basis van de prijsheader; geen documentnamen, personen of bedragen. Een eerder geleerde indeling wordt bij ieder volgend document opnieuw gecontroleerd. Dit verbetert de tabelherkenning direct en staat los van het bijtrainen van modelgewichten. Als herstel onvoldoende betrouwbaar is, blijft de website dat melden.

Verbeteren van de AI

Bruikbare leervoorbeelden worden ieder uur automatisch voorbereid voor lokale modeltraining. Bij voldoende bruikbare gegevens kan de server ’s nachts lokaal een model bijtrainen. Een kandidaat wordt alleen actief na automatische controles op vaste toetsvragen en apart gehouden validatievoorbeelden. Het vorige model blijft beschikbaar voor terugval. We bewaren de leervraag, het juiste antwoord, de bronverwijzing en wie het voorbeeld heeft goedgekeurd. Automatische rekenvoorbeelden bevatten geen vrije documenttekst. Andere leervoorbeelden vereisen aanvullende controle op persoonsgegevens. Het verzamelen van voorbeelden betekent niet dat het model al is getraind. Verwijderen uit een trainingsset maakt een eventueel eerder getraind model niet automatisch ongedaan; modelversies moeten dan afzonderlijk worden beoordeeld.

Internetonderzoek en externe diensten

Internetonderzoek start automatisch zodra het document voldoende leesbaar is en de provincie bekend is. Voor extra privacy adviseren we om onnodige persoonsgegevens vooraf onleesbaar te maken. Herkenbare contactgegevens in werkbeschrijvingen worden met een beperkt patroonfilter van automatisch onderzoek uitgesloten; dit garandeert geen anonimisering. Je kunt het onderzoek stoppen en zoekomschrijvingen aanpassen. De onderzoeksdienst ontvangt deze omschrijvingen, aantallen, eenheden en provincie. Zoekopdrachten gaan naar zoekmachines. Bij de lokale AI-configuratie draait het model op de server van Offerte Helder. Als een externe AI-dienst wordt ingesteld, kunnen deze onderzoeksgegevens ook aan die dienst worden doorgegeven. Het oorspronkelijke document en aparte klant- en contactvelden worden niet met het onderzoek meegestuurd.

De website gebruikt lettertypen van je apparaat en vraagt hiervoor geen externe lettertypedienst aan. Als je de website via Cloudflare bezoekt, verwerkt Cloudflare ook verbindingsgegevens voor het doorgeven en beveiligen van het websiteverkeer.

Gecontroleerde internetonderzoeksresultaten worden met zoekomschrijving, bronlinks en raadpleegdatum centraal bewaard. Een passend resultaat van maximaal 24 uur oud kan opnieuw worden gebruikt. Een raadpleegdatum bevestigt niet dat het gepubliceerde tarief voor dat jaar geldt. Jaarreferenties krijgen daarom een apart prijsjaar.

Hoe lang blijven gegevens bewaard?

Onbevestigde bedrijfsaccountaanvragen verwijderen we na 48 uur. Afgewezen aanvragen verwijderen we 30 dagen na afwijzing; aanvragen met een bevestigd e-mailadres die geen goedkeuring krijgen verwijderen we 30 dagen na die bevestiging. Dit wordt ieder uur gecontroleerd. Daarbij vervallen de aanvraag, inloggegevens en ingevulde bedrijfsgegevens en komt het e-mailadres weer vrij. Goedgekeurde accounts en bestaande bedrijfsadministratie vallen niet onder deze automatische opruiming. Eerdere back-ups verlopen volgens de hieronder genoemde bewaartermijnen.

Anonieme uploads zonder voldoende onafhankelijk prijsbewijs worden na 90 dagen zonder update automatisch verwijderd bij het dagelijkse onderhoud. Bevestigde prijsgegevens en de zakelijke administratie vallen niet onder die termijn. Lokale back-ups worden maximaal 30 dagen bewaard; versleutelde back-ups op de NAS maximaal 90 dagen. Lokale prijsgegevens blijven staan totdat de sitegegevens in je browser worden gewist. Dit geldt per websiteadres en browser: de tijdelijke internetlink, het domein en het lokale adres hebben ieder eigen browseropslag. Het sluiten van een tabblad of klikken op “Opnieuw” wist eerdere prijsgegevens niet.

Centrale gegevens blijven staan totdat de beheerder ze verwijdert. Oudere prijsgegevens blijven beschikbaar voor historische vergelijkingen in hetzelfde documentjaar; ze worden niet automatisch verwijderd. Bij actuele controles worden geen gegevens uit andere jaren bijgemengd. Het wissen van je browsergegevens verwijdert geen eerder verstuurde centrale gegevens.

Contact opnemen

Via het contactformulier verwerken we je e-mailadres, je onderwerp en je bericht. Je naam is optioneel. Deze gegevens komen in de mailbox van Offerte Helder, zodat we je vraag kunnen beantwoorden. Contactberichten worden niet opgenomen in de prijsdatabase en worden niet gebruikt voor AI-training. Vermeld alleen gegevens die nodig zijn voor je vraag.

Beheerder

Deze website wordt beheerd onder de naam Offerte Helder. Voor privacyvragen en verzoeken om inzage, correctie, bezwaar of verwijdering kun je mailen naar [email protected].

Jouw privacyrechten

Voor de afhandeling kan de beheerder alle databaseversies van hetzelfde document en bijbehorende leervoorbeelden exporteren of verwijderen. Na zo’n verwijdering wordt een technische bestandscode bewaard om heropname van hetzelfde bestand te blokkeren. Een gewijzigde kopie kan een andere code hebben. Deze handeling wist niet automatisch lokale browsergegevens, eerdere exports, back-ups of getrainde modelversies; die moeten afzonderlijk worden gecontroleerd.

Je kunt de beheerder via [email protected] verzoeken om inzage, correctie of verwijdering van persoonsgegevens. We reageren in beginsel binnen één maand. Als een wettelijke verlenging nodig is, informeren we je daar binnen die maand over, met de reden. Afhankelijk van de verwerking kun je ook bezwaar maken of om beperking vragen. Stuur bij een verzoek niet opnieuw je volledige offerte of factuur mee; beperk je tot de informatie die nodig is om de gegevens terug te vinden. Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Over de uitkomsten

Offerte Helder is een hulpmiddel in ontwikkeling. Tekstherkenning, prijsvergelijkingen en AI-advies kunnen onjuist of onvolledig zijn. Controleer de overgenomen gegevens en bronnen voordat je een beslissing neemt. Deze toelichting beperkt je privacyrechten niet en ontslaat de beheerder niet van zijn verantwoordelijkheid voor de verwerking van persoonsgegevens.

Terug naar de controle